מעקב אחר נוכחות באירועים באמצעות קוד QR לרכישת כרטיסים

שבועיים לאחר סיום האירוע, מישהו שואל כמה אנשים באמת הגיעו. אם התשובה מתחילה ב"אני חושב" או "בערך", מערכת הכרטיסים לא עשתה את עבודתה.

דוח כרטיסי האירוע עונה על שאלה זו באמצעות מספר, לא ניחוש. הוא מתעדכן בזמן אמת ככל שהכרטיסים מאומתים: מי עשה צ'ק-אין, מי לא, וכמה ניסיונות אימות נוספים בוצעו לאחר שכרטיס כבר ננעל. התחבר, פתח את הדוח, ותקבל נתוני נוכחות במקום הערכה.

תורים ארוכים בצ'ק-אין, כרטיסים אבודים וחוסר דרך אמיתית למדוד את אחוזי ההשתתפות היו חלק מתהליך ניהול האירוע. קוד QR לכרטיס לאירוע הפתרון משנה זאת על ידי קישור כל אימות כרטיס לרשומה שניתן לראות, וזה מה שמעקב אחר נוכחות באירועים באמצעות קודי QR אמור לעשות. כך פועל דוח כרטיסי האירוע ומה הוא מספר לכם על אירוע לאחר סגירת הדלתות.

כיצד דוח כרטיסי האירוע עוקב אחר נוכחות?

דוח כרטיסי האירוע מספק לכם רשימה בזמן אמת של משתתפים, כך שתוכלו להשוות מי שהוזמן לעומת מי שבאמת רשם את האירוע.

היא גם עוקבת אחר ניסיונות אימות שבוצעו לאחר שכרטיס כבר הגיע למגבלת הסריקה שלו. כל אחד מהם נרשם ככניסה כפולה, מה שנותן לך תיעוד של ניסיונות כניסה חוזרת או שיתוף כרטיסים במקום רק הודעת כרטיס נעול בשער.

הערה: זוהי גרפיקה של קונספט כללי, לא צילום מסך של הנתונים, כך שהיא נשארת מתאימה גם אם הטקסט שמסביב השתנה.

כיצד דוח כרטיסי האירוע מסייע בתכנון האירוע?

הדוח לא רק מאשר מי הגיע. בשימוש נכון, הוא עוזר לך לזהות דפוסי נוכחות שכדאי לחקור.

מצא את הפער בין המוזמן למשתתף

השוואת מוזמנים למספר צ'קים בפועל מראה היכן מספר הנוכחות ירד מתחת להזמנות או להרשמות לאירוע, מה שמניע אותך לחקור גורמים כגון תזמון, מיקום או קידום. פער גדול בין הרשמות למספר צ'קים שווה לחקור לפני האירוע הבא שלך, לא אחריו.

תכננו את כוח האדם והמרחב סביב מספרים ממשיים

נתוני נוכחות מאירועים דומים בעבר נותנים לכם קו בסיס למספר אנשי הצוות הרשמה ונקודות כניסה שאתם עשויים להזדקק להם, כמו גם לכמות השטח לתכנן, במקום לנחש ממספרי הרשמה בלבד.

דפוסי תפיסה ברשומות כפולות

אם שדה הרשומות הכפולות עולה עבור קבוצה מסוימת של כרטיסים, זהו סימן שכדאי לפעול לפיו, בין אם מדובר בכרטיס ששותף באופן נרחב יותר מהצפוי או שמגבלת הסריקה נקבעה נמוכה מדי עבור מדיניות הכניסה החוזרת בפועל. סקירה זו לאחר האירוע עוזרת לך לקבוע כללים מחמירים יותר לאירוע הבא.

איך אני מוריד את דוח כרטיסי האירוע?

הורדת דוח כרטיסי האירוע שלך כרוכה בכמה שלבים:

שלב 1: התחברות לך QRCodeChimp חֶשְׁבּוֹן.

שלב 2: תיכנס לאתר ניהול חשבון ובחר קודי QR בכמות גדולה.

שלב 3: אתר את שלך קוד QR לכרטיס לאירוע ולאחר מכן לחץ על תפריט שלוש נקודות.

שלב 4: נְקִישָׁה "הורד דוח" ו אז "עבור להורדות" כדי ליצור את הקובץ.

שלב 5: ראש אל הורדות ולאחזר את הדוח.

הערה: האפשרות 'הורד דוח' זמינה רק עבור קודי QR של כרטיסי אירוע שנוצרו בכמות גדולה. עליך להפעיל את התכונה 'נעילת קוד QR' עבור כרטיסי אירוע שנוצרו בכמות גדולה כדי לעקוב אחר נוכחות באירוע ולגשת לדוחות כרטיסים לאירוע.

כיצד הדוח מטפל בסריקות כפולות?

מה שמוקלט תלוי בשאלה האם נעילה רק בעת סריקה מהבעלים/חשבון משנה מאופשר.

אפשרות זו מופיעה פעם אחת בלבד נעילת קוד QR מופעל עבור הכרטיס. נעילת קוד QR צריכה להיות מופעלת תחילה, ומשם, תוכל לבחור אם לשמור נעילה רק בעת סריקה מהבעלים/חשבון משנה דולק או כבוי. זה מופעל כברירת מחדל, אז אלא אם כן כיבית אותו בכוונה, זוהי ההתנהגות שהכרטיסים שלך כבר משתמשים בה.

תַרחִישׁ	נעילה רק בעת סריקה מבעלים/חשבון משנה: פעיל	נעילה רק בעת סריקה מבעלים/חשבון משנה: כבוי
האורח פותח או סורק את הכרטיס שלו בעצמו	דף הכרטיסים נפתח, וסריקת קוד ה-QR נרשמת, אך הכרטיס לא ננעל, המשתתף לא מסומן כמי שהשתתף, ודוח כרטיסי האירוע נשאר ללא שינוי.	הסריקה נחשבת כחלק ממגבלת הסריקה. האפשרות 'השתתפות' מוגדרת ככן ללא קשר למכשיר בו נעשה שימוש.
סריקות צוות מהבעלים או מחשבון משנה	הודעת האימות מופיעה עד להגעה למגבלת הסריקה. Attended מוגדר כ-Yes באימות המוצלח הראשון.	הסריקה נחשבת כחלק ממגבלת הסריקה, ו"השתתפות" מוגדרת כ"כן".
סריקות נוספות מעבר למגבלה	כל סריקה נוספת על ידי הבעלים או חשבון משנה מורשה מגדילה את מספר הערכים הכפולים ב-1 ומציגה את הודעת הנעילה שהוגדרה.	כל סריקה נוספת מגדילה את מספר הערכים הכפולים ב-1 ומציגה את הודעת הנעילה שהוגדרה.
מי רואה את חלון האימות הקופץ	רק הבעלים או משתמש חשבון משנה מורשה רואים את תוצאת האימות. אורחים רואים את דף הכרטיס.	כל מי שסורק את הכרטיס יכול לראות את התוצאה, כולל אורחים שבודקים את הכרטיס שלהם.

הערה לגבי גישה לחשבון משנה: חשבון משנה עם גישה מלאה יכול לסרוק ולאמת קודי QR של כרטיסי אירוע באופן מיידי. עבור חשבון משנה עם גישה אישית, המנהל צריך לשתף איתם את אצוות הכרטיסים הספציפית הזו לפני שיוכל לאמת את הכרטיסים. 

📌 טיפ Pro: אפשר הצגת כרטיס לאירוע ברקע לאחר נעילה כך שאורחים עדיין יוכלו לצפות בפרטי הכרטיסים והאירוע שלהם גם לאחר שקוד ה-QR ננעל.

כיצד נראים נתוני נוכחות בסוגי אירועים שונים?

הדוח מספר סיפור שונה בהתאם לאופן שבו האירוע שלכם בנוי.

עבור אירוע של יום אחד, המספרים פשוטים: מוזמנים לעומת נוכחים, בנוסף לכל ניסיונות כניסה כפולים בדלת.

עבור אירוע רב-יומי באמצעות אפס את הנעילה מדי יום, כרטיסים מקבלים בחזרה את קצבת הסריקה המותרת שלהם בזמן האיפוס שנקבע, מה שמאפשר אימות של אותו כרטיס במספר ימי אירוע.

עבור אירוע עם גישה מדורגת, כגון כרטיסי VIP, כרטיסי דובר וכרטיסי כניסה כלליים המונפקים בקבוצות נפרדות, הפקת דוח עבור כל קבוצה מאפשרת לך לעקוב אחר כל קבוצת משתתפים בנפרד במקום להציג מספר משולב יחיד. זה שימושי כאשר החלטות לגבי איוש וגישה שונות לפי רמה.

סיכום

רכישת כרטיסים באמצעות קוד QR, בשילוב עם דוח כרטיסי האירוע, מעניקה למארגני האירוע תמונה ברורה בזמן אמת של הנוכחות במקום הערכה שלאחר האירוע. מעקב אחר נוכחות באירוע מסמן ניסיונות אימות כפולים, עוקב אחר סטטוס האישור והופך את נתוני הצ'ק-אין לדברים שתוכלו לתכנן סביבם בפעם הבאה.

בין אם אתם מארגנים אירוע חברה, פסטיבל, סמינר או מפגש פרטי, דוח כרטיסי האירוע מחליף ניחושים במספר שתוכלו לסמוך עליו.

שאלות נפוצות