למה טפסי רישום מנייר באירועים עולים לכם בלידים (ובמה להשתמש במקום)

נייר הוא הדרך הזולה ביותר למשוך לידים באירוע שלכם והיקרה ביותר, שניהם בו זמנית. הדפסת גיליון הרשמה כמעט ולא עולה כלום. אבל עד שמישהו פענח את כתב היד, הקליד את השורות בגיליון אלקטרוני ושלח אימייל ללקוחות פוטנציאליים שכבר המשיך הלאה, הצורה ה"חינמית" הזו כבר שרפה את הדבר היחיד שאירוע באמת נותן לכם: ליד חם, מוכן לשמוע מכם עכשיו.

פרטי הקשר יושבים על לוח כתיבה, אחר כך בשקית, ואז בתור להזנת נתונים לאחר האירוע, עד זמן רב לאחר שהלקוח הפוטנציאלי הפסיק לחשוב עליך. רוב הצוותים אף פעם לא רואים את העלות הזו, כי היא אף פעם לא מופיעה כמספר בתקציב. היא מופיעה כבלידים שמתקררים.

מאמר זה מפרט היכן טפסי נייר דולפים לידים, מדוע הנזק גדול יותר ממה שהוא נראה, ומדוע טפסי לכידת לידים מבוססי QR לאירועים הם האלטרנטיבה הנכונה.

הליוד שכבר שילמת עליו והפסדת

רוב הצוותים מודדים אירועים לפי מספר הלידים שאספו. המספר בלוח מרגיש כמו הצלחה. אבל איסוף ליד והמרת ליד הם שני דברים שונים, והפער ביניהם הוא המקום שבו רוב תקציבי האירועים נעלמים בשקט.

ליד בדוכן מכירות שווה משהו רק אם מישהו מבצע מעקב בזמן שהשיחה עדיין טרייה. הטפסים נאספים, השיחות מתקיימות, ואז הנתונים נתקעים בתיקייה או בתור הזנת נתונים. עד שמישהו יוצר קשר, הרגע שהפך את הליד לבעל ערך בדרך כלל חלף.

אז השאלה האמיתית היא לא "כמה טפסים מילאנו?" אלא "כמה מאותם אנשים שמעו מאיתנו בזמן שהם עדיין זכרו את השיחה?". עם נייר, התשובה הכנה היא בדרך כלל "לא הרבה, ולא מהר".

כמה נייר עולה לך בפועל

טפסי נייר נכשלים בדרכים קטנות ושגרתיות שמצטברות לאובדן הכנסות. אף אחת מהן לא מרגישה דרמטית באותו רגע. זו בדיוק הסיבה שקל להתעלם מהן.

</s> מהירות: הליד הכי חם שלך מתקרר בתיקייה

הרגע שמישהו ממלא טופס בדוכן שלך הוא הרגע בו הוא הכי מתעניין. הוא פשוט דיבר איתך. הוא זוכר למה אכפת לו.

המחקר על מהירות מעקב הוא עקבי וקשה להתווכח איתו. מחקר של MIT ו-InsideSales.com משנת 2007 מצא שהסיכויים לאשר ליד יורדים בערך פי 21 כאשר הקשר הראשון מגיע לאחר 30 דקות במקום 5. ו-a ביקורת של Harvard Business Review לשנת 2011 מתוך יותר מ-2,000 חברות, מחקר גילה כי לחברה הממוצעת לקח כ-42 שעות להגיב לליד נכנס, כאשר כמעט רבע מהן כלל לא מגיבות. נתונים אלה מכסים לידים מקוונים ולא אירועים ספציפיים, אך הלקח נלקח ישירות: ככל שהפער בין עניין למעקב גדול יותר, כך ערך הליד נמוך יותר.

נייר מבטיח שתאבדו את החלון הזה. הנתונים נעולים בדף עד שמישהו מזין אותם ידנית, בדרך כלל ימים לאחר סיום האירוע. אי אפשר לעקוב אחריך תוך חמש דקות כשפרטי הקשר עדיין נמצאים בשקית במלון.

</s> קריאות: כתב יד שאינך יכול לקרוא הוא רמז שאינך יכול להגיע אליו

תא הודעות רועש, צפוף ומלא לחץ. אנשים מקשקשים. כתובות דוא"ל טועות באות. מספרי טלפון מטושטשים. תו בודד בלתי קריא במייל פירושו שהמעקב חוזר, והליד פשוט נעלם.

שילמת כדי לזכות בעניין של אותו אדם. עט גרוע ומשטח רעוע מחקו אותו.

</s> הזנה ידנית: שעות עבודה שמעכבות כל מעקב

אחרי האירוע, מישהו צריך להקליד כל טופס בגיליון אלקטרוני או במערכת ניהול קשרי לקוחות. עבור אירוע עמוס, אלו שעות של עבודה מייגעת, וזהו השלב שסביר להניח שידחה ל"שבוע הבא".

כל שעה המושקעת בתמלול היא שעה שהלקוח הפוטנציאלי מבלה בהמתנה. הזנה ידנית גם היא יוצרת שגיאות משלה, כך שאפילו הלידים שאתם יכולים לקרוא ניזוקים בדרכם למערכת שלכם.

</s> חסר הקשר: שם וכתובת דוא"ל שהנציגים שלכם לא יכולים לפעול על פיהם

לוח כתיבה לוכד פרטי קשר. לעתים רחוקות הוא לוכד את נושא השיחה בפועל. האם אדם זה שאל על תמחור? האם הוא השווה ספקים? האם הוא היה זקוק לתוכנית ארגונית, או שהוא רצה שיחה חוזרת בשבוע הבא?

ההקשר הזה הוא מה שהופך את המעקב לרלוונטי. בלעדיו, אפילו ליד קריא לחלוטין מקבל את אותו אימייל גנרי של "תודה שביקרתם בדוכן שלנו" כמו כל אחד אחר, דבר שלקוחות פוטנציאליים נוטים להתעלם ממנו. נציג עשוי לרשום הערה בשוליים, אך קל לקרוא את ההערות הללו לא נכון מאוחר יותר או לאבד אותן לחלוטין. הפרט שהיה הופך את המעקב לרלוונטי נעלם בין הדוכן לשולחן.

</s> טפסים אבודים ויתומים: לידים שאינם בבעלות אף אחד

נייר נעלם. דפים נותרים על שולחנות, נופלים במשלוח, או מתערבבים עם חוברות. והטפסים ששורדים מגיעים לעתים קרובות ללא בעלים. ללא שם המצורף אליהם, ללא נציג שהוקצה, רק תיקייה משותפת שכולם מניחים שמישהו אחר מטפל בה.

ליד שאף אחד לא מחזיק בו הוא ליד שאף אחד לא עוקב אחריו.

למה זו בעיית הכנסות, לא בעיה מנהלית

מפתה לתייק את כל זה תחת "טרחה של המשרד האחורי". זה לא נכון. לכידה איטית ומבולגנת משנה את מי שמנצח בעסקה.

כאן בעיית המהירות הופכת לתחרותית. אותו מחקר של Harvard Business Review מצא שחברות שהגיבו תוך שעה נטו הרבה יותר להגיע ולאשר ליד מאשר אלו שחיכו אפילו קצת יותר זמן. באירוע, הלקוח הפוטנציאלי שלכם פגש תריסר ספקים בקטגוריה שלכם אחר צהריים אחד. זה שעוקב ראשון, כל עוד השיחה טרייה, קובע את הטון לכל מערכת היחסים.

אז כשהמתחרה שלכם סורק טופס ושולח אימייל אישי מדוכן המכירות, ואתם שולחים הודעה כללית ארבעה ימים לאחר מכן אחרי שהקלדתם בלוח הכתיבה, לא רק איבדתם זמן. איבדתם עמדה. עד אז ההודעה שלכם נראית כמו פנייה קרה למישהו שכבר התחיל לדבר עם מישהו אחר.

יש גם עלות שנייה. אי אפשר למדוד נייר. אין לך תיעוד של איזה שלט, איזה מפגש או איזה נציג יצרו את העניין הרב ביותר. אירועים נשארים קופסה שחורה, בעוד שכל ערוץ דיגיטלי שאתה מפעיל מעובד עד לנקודת המכירה.

מה להשתמש במקום

הפתרון אינו לעבוד קשה יותר על הלוח. אלא לתעד את הלידים באופן דיגיטלי ברגע השיחה, כך שהנתונים יהיו נקיים, בבעלות ומוכנים למעקב לפני שהלקוח הפוטנציאלי עוזב.

קיימות כמה אפשרויות, והן אינן שוות:

• סורקי תגים מהירים, אבל אתם מוגבלים לנתונים שהמארגן קידד, לעתים קרובות אינכם יכולים להתאים אישית את השדות, וייתכן שתמתינו ימים לקבלת קובץ הליד לאחר המופע.
• כרטיסי ביקור עדיין יוצרים ערימה שאתם צריכים לתמלל, מה שמחזיר אתכם לבעיית ההזנה הידנית.
• נגיעות NFC עובדים היטב עבור רשת אחד על אחד אך זקוקים לחומרה תואמת ותג לכל נקודת מגע.
• טפסי קוד QR הציבו קוד הניתן לסריקה על כל משטח ופתחו טופס נייד בטלפון של הלקוח הפוטנציאלי. אין צורך באפליקציה, חומרה או תג מיוחד.

עבור רוב הצוותים שמפעילים דוכנים, שולחנות ופגישות, טפסי לכידת לידים באמצעות QR לאירועים הם האפשרות הגמישה והפחות מורכבת. הם עובדים על באנר, כרטיס שולחן, תג שם או שקופית, והלקוח הפוטנציאלי ממלא אותם תוך שניות באמצעות המכשיר שכבר בידו.

כיצד לטפס לידים QR עבור אירועים באמת עובד

כך נראית החלפת נייר בפועל, באמצעות QRCodeChimp.

אתה יוצר a קוד QR של טופס עם השדות המדויקים שקובעים את מידת הזיהוי של ליד עבור הצוות שלכם: שם, דוא"ל, חברה, תחום עניין, כל מה שאתם צריכים. הציבו אותו על שילוט דוכן, כרטיסי שולחן, שרוכי רשת ותגי צוות. לקוח פוטנציאלי סורק אותו וממלא את הטופס בטלפון שלו תוך שניות, ללא צורך בלוח ובכתב יד לפענוח.

ברגע שהם מגישים, התראות SMS ודוא"ל בזמן אמת הודע לצוות שלך. נציג יכול לעקוב אחרי הלקוח הפוטנציאלי בזמן שהוא עדיין מולו, או לפני שהוא עוזב את המקום. זה בדיוק מה שחלון הנייר הקצר הופך לבלתי אפשרי.

מכיוון שהטופס מתחבר למערכות שלך דרך אינטגרציות CRM, Zapier ו-API, כל ליד מגיע למערכת שלך כשהוא כבר מובנה ומוקצה. אין הקלדה לאחר אירוע, אין שגיאות תמלול, אין טפסים יתומים. המעקב יכול להתחיל באותה שעה, לא באותו שבוע.

הקודים הם דינמי, כך שאם אתם מזהים שגיאת הקלדה או צריכים להפנות את הטופס לקמפיין אחר באמצע אירוע, אתם מעדכנים אותו מבלי להדפיס מחדש אפילו באנר אחד. הקוד המודפס נשאר זהה בזמן שהיעד משתנה.

כל סריקה גם מזינה ניתוחכמה אנשים סרקו, מתי, איפה ובאיזה מכשיר. האירועים שלכם בסופו של דבר מייצרים את אותו סוג של נתוני ייחוס כמו הערוצים המקוונים שלכם. ומכיוון שאתם יכולים ליצור קוד נפרד לכל מיקום, אתם יכולים לשים אחד על באנר הדוכן, אחר על שולחן ההדגמה, אחר בשקופית הסיום של ההרצאה שלכם, ועוד אחד בכרטיס המשוב, ואז להשוות סריקות כדי לראות בדיוק איזו נקודת מגע עוררה עניין. אתם מפסיקים לנחש מה עבד ומתכננים את האירוע הבא סביב מה שבאמת עבד.

עבור יצירת קשרים אישיים, א כרטיס ביקור דיגיטלי עם טופס מובנה ללכידת לידים מאפשר לנציגים שלכם לשתף את הפרטים שלהם ולאסוף את פרטי הלקוחות הפוטנציאליים באותה לחיצה, כך שחילופי קשרים זורמים לשני הכיוונים במקום להסתמך על כרטיס שמגיע למגירה.

טפסי נייר לעומת טפסי קוד QR

כך משתוות שתי הגישות לגבי מה שחשוב באירוע:

גורם	טפסי נייר	טפסי קוד QR
זמן ללכוד	איטי, כתוב בכתב יד	שניות, בטלפון של הלקוח הפוטנציאלי
מהירות מעקב	ימים, לאחר הזנה ידנית	דקות, עם התראות בזמן אמת
דיוק מידע	שגיאות וכתב יד בלתי קריא	שדות נקיים ומובנים
בעלות על לידים	לעתים קרובות לא מוקצה	מנותב ומוקץ באופן אוטומטי
ייחוס	ללא חתימה	סריקות, מיקום, מכשיר ושעה
תיקון טעות	הדפס הכל מחדש	עדכן את הקוד הדינמי באופן מיידי
עלות להוביל	נראה חופשי, מדליף הכנסות	נמוך, עם הרבה פחות פסולת

כשעדיין יש מקום לנייר

שום דבר מזה לא אומר שצריך לאסור לחלוטין את השימוש בנייר. זהו גיבוי סביר לרגעים שהתקשורת הדיגיטלית לא יכולה לכסות: אינטרנט אלחוטי לא תקין באולם, משתתף שלא מרגיש בנוח להשתמש בטלפון שלו, או צורך בנגישות הדורש חלופה. שמירה על לוח כתיבה בדוכן למקרים כאלה היא הגיונית.

העניין הוא איזו מהן היא ברירת המחדל. נייר צריך להיות היוצא מן הכלל שאתם פונים אליו מדי פעם, לא המערכת שכל המעקב שלכם תלוי בה. הפכו את הצילום הדיגיטלי לזרימת העבודה העיקרית, ותנו לנייר לשבת בשקט.

תפסיקו לשלם על לידים שאתם אף פעם לא עוקבים אחריהם

טפסי נייר לא נכשלים בקול רם. הם נכשלים בשקט, ליד אחר ליד, הרבה אחרי שהאירוע מסתיים ואי אפשר לעקוב אחר העלות. הדוכן, הנסיעות, שעות הצוות, הכל מבוזבז על לקוח פוטנציאלי שמילא טופס ולא שמע ממך.

לכידה דיגיטלית סוגרת את הפער הזה. היא הופכת שיחה ללידים נקיים, בעלי אחריות וניתנים למעקב, בעוד שהעניין עדיין חם, והיא נותנת לצוות שלכם את הדבר היחיד שנייר לעולם לא יכול היה: את המהירות לעקוב ראשון.

שאלות נפוצות