בעיות צ'ק-אין לאירועים מתחילות לעיתים רחוקות בכניסה. הן בדרך כלל מתחילות מוקדם יותר, כאשר כללי הכרטיסים, תחומי האחריות לאימות או תהליכי הגיבוי אינם מוגדרים בבירור.
ייתכן שכרטיס יועבר לאדם אחר. צוות בכניסות נפרדות עשוי לפעול לפי כללים שונים. כרטיס לשלושה ימים עשוי להפסיק לעבוד לאחר היום הראשון. אורחים עשויים להגיע למקום ללא כרטיסים מוכנים, בזמן שצוות הכניסה מתקשה לאשר את מי צריך להיכנס.
רכישת כרטיסים באמצעות קוד QR יכולה למנוע רבות מהבעיות הללו, אך קוד QR לבדו אינו מספיק. מארגנים זקוקים לתהליך שלם ליצירת כרטיסים, מסירתם בצורה מאובטחת, אימות כניסה וניהול חריגים.
מדריך זה מסביר כיצד פועלת רכישת כרטיסים באמצעות קוד QR, מה יש להחליט לפני הנפקת כרטיסים וכיצד להימנע מטעויות נפוצות בצ'ק-אין.
- מהו מכירת כרטיסים בקוד QR?
- כיצד פועלת מכירת כרטיסים בקוד QR
- תכנן את תהליך העבודה של ניהול כרטיסי קוד QR
- איזה מידע צריך לכלול כרטיס לאירוע?
- הטמעת כרטיסי קוד QR לאירועי סטודנטים
- טעויות נפוצות ברכישת כרטיסי QR וכיצד למנוע אותן
- כשאתם צריכים גם פלטפורמת מכירת כרטיסים
- איך QRCodeChimp מתאים לזרימת העבודה
- מחשבות סופיות
- שאלות נפוצות
מהו מכירת כרטיסים בקוד QR?
קוד QR לרכישת כרטיסים הוא מערכת שבה כל משתתף מקבל כרטיס המכיל קוד QR ייחודי. צוות מורשה סורק את הקוד בכניסה כדי לאשר האם הכרטיס תקף והאם הוא הגיע למגבלת הסריקה המותרת.
ניתן להציג את הכרטיס בטלפון או להדפיס אותו. מה שחשוב הוא שכל משתתף יקבל קוד נפרד עם תנאי כניסה מוגדרים בבירור.
תהליך עבודה של כרטוס באמצעות קוד QR מכסה בדרך כלל ארבע משימות מחוברות:
- הנפקת כרטיס ייחודי לכל משתתף
- מסירת הכרטיס באופן פרטי
- אימות זה באירוע
- רישום נוכחות לאחר הצ'ק-אין
מכירת כרטיסים לא תמיד חייבת לכלול עיבוד תשלומים. מארגן רשאי לאסוף הרשמות או תשלומים דרך פלטפורמה אחרת ולהשתמש במערכת מכירת כרטיסים באמצעות קוד QR כדי להנפיק כרטיסים, לשלוט בכניסה ולעקוב אחר נוכחות.
קודי QR לאירועים וקודי QR לכרטיסי אירוע שונים
👉 אן קוד QR לאירוע בדרך כלל משותף באופן ציבורי. זה עוזר לאנשים לצפות בפרטי האירוע, למצוא את המקום, לבדוק את לוח הזמנים או להגיע לדף הרשמה או מכירת כרטיסים.
👉 אן קוד QR לכרטיס לאירוע מונפק באופן פרטי למשתתף. הוא משמש לאימות כרטיסו של אותו אדם ולבקרת הכניסה.
השתמשו בקוד QR של אירוע כדי לקדם את האירוע. השתמשו בקוד QR של כרטיס אירוע לאחר שמישהו נרשם, אושר או רכש כניסה.
כיצד פועלת מכירת כרטיסים בקוד QR
תהליך טיפוסי של מכירת כרטיסים באמצעות קוד QR כולל חמישה שלבים.
1. נוצרת רשומת משתתפים
המארגן מזין את פרטי המשתתף באופן אישי, מעלה רשימת משתתפים קיימת, או אוסף פרטים באמצעות טופס הרשמה.
2. מונפק כרטיס ייחודי
המערכת יוצרת כרטיס נפרד וקוד QR עבור אותו משתתף. הכרטיס עשוי לכלול את שם האורח, פרטי האירוע, מושב, אזור, קטגוריית כרטיס והוראות כניסה.
3. הכרטיס משותף עם המשתתף
עבור כרטיס שנוצר באופן אישי, המארגן פותח את קוד ה-QR של כרטיס האירוע בלוח המחוונים ובוחר שתף כרטיס באמצעות דוא"ל.
ליצירה בכמות גדולה או מבוססת טפסים, מארגנים יכולים להפעיל שיתוף אוטומטי של כרטיסים עבור רשומות חדשות. כאשר אפשרות זו מופעלת, כל כרטיס נשלח בדוא"ל לאחר יצירת הרשומה. אחרת, המארגן יכול לפתוח את קבוצת הכרטיסים ולהשתמש שתף כרטיס באמצעות דוא"ל כדי לשלוח את הכרטיסים.
לאחר מכן, המשתתף יכול לפתוח את הכרטיס בטלפון שלו או להוריד אותו לפני ההגעה.
4. הצוות מאמת את הכרטיס
בכניסה, חבר צוות מורשה סורק את קוד ה-QR באמצעות מערכת האימות של האירוע. התוצאה מראה האם ניתן לקבל את הכרטיס.
5. נוכחות מעודכנת
לאחר אימות מוצלח, סטטוס הכרטיס מתעדכן. המארגנים יכולים לעקוב אחר מספר המשתתפים שנכנסו וכמה עדיין צפויים להגיע.
תכנן את תהליך העבודה של ניהול כרטיסי קוד QR
אל תתחילו בעיצוב הכרטיס. התחילו בהחלטה כיצד הכניסה צריכה לעבוד.
👉 בחרו כיצד ייווצרו כרטיסים
שיטת היצירה הנכונה תלויה באופן שבו פרטי המשתתפים מגיעים אליך.
</s> יצירה אישית
יצירה אישית מתאימה לאירועים פרטיים קטנים, לאורחי VIP, דוברים, אמנים או תוספות של הרגע האחרון.
המארגן מזין את פרטי המשתתף והאירוע ישירות, מגדיר את כללי הכניסה, מתאים אישית את הכרטיס ושומר אותו.
זה מספק שליטה הדוקה על כל כרטיס אך אינו יעיל עבור רשימת משתתפים גדולה.
</s> יצירה בכמות גדולה
יצירה בכמות גדולה עדיפה כאשר פרטי המשתתפים כבר קיימים בגיליון אלקטרוני.
תבנית כרטיס נוצרת פעם אחת עם פרטי האירוע, המיתוג, עיצוב קוד ה-QR והגדרות האימות. לאחר מכן המערכת מייצרת כרטיס קוד QR אחד בכל שורה, כך שכל ערך משתתף בגיליון האלקטרוני הופך לכרטיס נפרד.
פרטים כגון שם, כתובת דוא"ל, קטגוריית כרטיס, מושב או אזור יכולים להשתנות בהתאם לשורה, בעוד שמבנה הכרטיסים המשותף נשאר עקבי.
יצירה בכמות גדולה שימושית עבור כנסים, אירועי סטודנטים, טורנירים, מפגשי עובדים ואירועים אחרים הכוללים רשימות משתתפים גדולות.
</s> יצירה מבוססת טופס
יצירת כרטיסים מבוססת טופס שימושית כאשר משתתפים צריכים להגיש את הפרטים שלהם.
המארגן יוצר תחילה אצווה של כרטיסי אירוע בכמות גדולה, לאחר מכן יוצר טופס וממפה את שדות הטופס הנדרשים לשדות המתאימים באותה אצווה.
כאשר מישהו שולח את הטופס, ניתן לטפל בתגובה באחת משתי דרכים:
- יצירה לאחר אישור: התגובה מתווספת לקבוצה הגדולה רק לאחר שהמארגן מאשר אותה. לאחר מכן נוצר כרטיס עבור הרשומה שאושרה.
- צור ישירות מהתגובה: התגובה מתווספת באופן מיידי כרשומה חדשה באצווה הכמותית, והכרטיס נוצר באמצעות זרימת העבודה הכמותית.
הגדרה זו מתאימה לרישומים פתוחים, אירועים למוזמנים בלבד, מפגשי חברים, רישומי סטודנטים הדורשים אימות ואירועים עם קיבולת מוגבלת.
👉 הגדרת כללי כניסה וכניסה חוזרת
החליטו כמה פעמים כל כרטיס צריך לעבוד לפני הנפקתו.
ייתכן שידרשו כניסה חד פעמית לקונצרט או להקרנה. כרטיס כניסה לכנס עשוי לאפשר למשתתפים לצאת ולחזור. כרטיס לפסטיבל עשוי להיות תקף פעם ביום על פני מספר ימים.
הימנעו מקביעת מגבלת סריקה גבוהה רק מטעמי נוחות. כל אימות מוצלח נוסף יוצר הזדמנות נוספת לשיתוף של אותו כרטיס.
עבור אירועים הדורשים שליטה הדוקה יותר, יש לשלב את הכרטיס עם שם המשתתף, רישום חברות, צמיד או שיטת אימות אחרת.
👉 תכננו גישה למספר ימים
כרטיס רב-יומי לא אמור לספק את כל הסריקות המותרות בו-זמנית.
לדוגמה, מתן שלוש סריקות בלתי מוגבלות לכרטיס לשלושה ימים יכול לאפשר לשלושה אנשים להיכנס ביום הראשון. איפוס יומי מאפשר לאותו כרטיס לפעול שוב ביום האירוע הבא מבלי לאפשר שימוש חוזר בלתי מוגבל באותו היום.
QRCodeChimpהאפשרות 'איפוס נעילה יומי' יכולה לשחזר את כמות הסריקה המותרת של הכרטיס בזמן שנקבע.
בדוק את זמן האיפוס בקפידה, במיוחד עבור אירועים שנמשכים לאחר חצות.
👉 הקצאת מאמתים וכניסות
ייתכן שיהיה צורך בדלפק צ'ק-אין אחד עבור מפגש פרטי. ייתכן שיהיה צורך במספר כניסות עבור כנס, טורניר או פסטיבל.
לְהַחלִיט:
- כמה נקודות אימות יפעלו
- מי יאמת את הכרטיסים בכל כניסה
- אילו חברי צוות דורשים גישה
- מי יכול לאשר חריגות כניסה
- כיצד על הצוות להעלות פניות שנויות במחלוקת או לא תקפות
מורשה QRCodeChimp משתמשי חשבון ראשי ותת-חשבון יכולים לגשת למאמת כרטיסי האירועים מבוסס הדפדפן באמצעות פרטי הכניסה שלהם. הצוות אינו צריך לשתף את פרטי הגישה של החשבון הראשי.
👉 תכננו את משלוח הכרטיסים והרשמה לאשר את האישור
שלחו כל כרטיס דרך ערוץ פרטי. הימנעו מפרסום כרטיסי משתתפים בדפים ציבוריים, תיקיות משותפות, מדיה חברתית או שיחות קבוצתיות פתוחות.
השתמשו בשם שולח ובשורת נושא הדוא"ל המוכרים כדי שהמשתתפים יוכלו לאתר את הכרטיס בקלות. תזכורת קרוב לאירוע יכולה לעודד את האורחים להוריד או לשמור אותו לפני הגעתם.
עבור קודי QR של כרטיסי אירוע שנוצרו בכמות גדולה, מארגנים יכולים גם לאסוף תשובות RSVP תוך כדי שיתוף כרטיסים בדוא"ל. זה עוזר להעריך את הנוכחות הצפויה לפני האירוע.
👉 הכינו תהליך גיבוי
החלט מה על הצוות לעשות כאשר:
- משתתף לא מצליח למצוא את הכרטיס
- הסוללה של הטלפון מתה
- הקוד קשה לקריאה
- פרטי המשתתף דורשים אישור
- קישוריות המקום הופכת לא אמינה
- כרטיס מוצג ככרטיס שכבר נוצל
- אורח טוען שהכרטיס הועבר ללא רשות
עבור כרטיסים שנוצרו בכמות גדולה, יש לשמור דוח משתתפים מורשים זמין כגיבוי מבוקר. יש להגדיר מי רשאי לאשר קבלה ידנית וכיצד החריגה תירשם.
רשימת גיבוי צריכה לתמוך בתהליך האימות, לא להחליף אותו.
למדריך יצירה מפורט, עיינו ב כיצד ליצור, לעצב ולשתף קודי QR לכרטיסי אירוע
איזה מידע צריך לכלול כרטיס לאירוע?
כרטיס לאירוע צריך לענות על השאלות שסביר להניח שהמשתתף ישאל לפני ההגעה ובזמן שהוא עומד בכניסה.
כולל:
- שם המשתתף
- שם אירוע
- תאריך ושעה
- מקום וכניסה
- מושב, שורה, אזור או קטגוריית כרטיס, במידה ורלוונטי
- תנאי כניסה או כניסה חוזרת
- פרטי יצירת קשר של המארגן
- קוד ה-QR הייחודי של המשתתף
בהתאם לאירוע, ניתן לכלול גם מידע על חניה, קישור למפה, פרטי נגישות, פריטים אסורים, דרישות לבוש או לוח זמנים מקוצר.
הימנעו ממילוי תוכן פרסומי בכרטיס שמקשה על מציאת פרטי הכניסה. בשער, קוד ה-QR וההוראות החיוניות צריכים להיות גלויים באופן מיידי.
מיתוג יכול להפוך את הכרטיס לזיהוי, אך הקריאות צריכה להיות עדיפות על פני העיצוב.
הטמעת כרטיסי קוד QR לאירועי סטודנטים
בתי ספר ומכללות עשויים להידרש לנהל תלמידים, הורים, בוגרים, אורחים ומשתתפים חיצוניים באמצעות אותו אירוע.
עבור רשימת משתתפים ידועה, ניתן ליצור כרטיסים בכמות גדולה באמצעות שורה אחת בגיליון אלקטרוני לכל אדם. עבור הרשמות פתוחות, ניתן לאסוף מידע על משתתפים באמצעות טופס. ניתן להשתמש ביצירה מבוססת אישור כאשר יש לבדוק הרשמות לפני הנפקת כרטיסים.
טקס סיום לימודים עשוי לדרוש כניסה חד פעמית. פסטיבל אקדמי המתמשך מספר ימים עשוי לדרוש איפוס כרטיסים יומי. אירועים גדולים יותר בקמפוס עשויים לדרוש צוות מורשה בכניסות מרובות.
יש להגדיר את כללי הכניסה בנפרד עבור כל קטגוריית משתתפים. ייתכן שלא כולם יזדקקו לאותה גישה לתלמידים, הורים, מבצעים, צוות ואורחים חיצוניים.
יחד, שלבים אלה מעניקים לבית ספר או מכללה מערכת הזנת כרטיסי סטודנטים מלאה באמצעות קוד QR - רישום, אישור, הנפקת כרטיסים ואימות בתהליך עבודה אחד.
טעויות נפוצות ברכישת כרטיסי QR וכיצד למנוע אותן
⚠ שימוש בקוד QR אחד לכל משתתף
קוד משותף אינו יכול לקבוע איזה אדם הגיע או האם אותו כרטיס נוצל שוב.
צור כרטיס ייחודי לכל משתתף כאשר בקרת כניסה או מעקב נוכחות חשובים.
⚠ התעלמות מהסיכון של כרטיסים מועתקים
אדם יכול להעתיק או להעביר תמונה של כרטיס. כל עותק מכיל את אותו קוד QR.
עם אימות חד פעמי, רק הסריקה הראשונה שאושרה תפעל. ניסיונות מאוחרים יותר יופיעו ככאלה שכבר נוצלו או נעולים. עם זאת, אם האדם הלא מורשה נכנס ראשון, המשתתף האמיתי עלול להידחות מאוחר יותר.
משלוח פרטי ובדיקות זהות נוספות יכולות להפחית סיכון זה עבור אירועים בתשלום, אירועים מוגבלים או אירועים בעלי ערך גבוה.
⚠ בחירת מגבלת סריקה שגויה
כרטיס כניסה חד פעמי עלול להינעל מוקדם מדי כאשר כניסה חוזרת מותרת. כרטיס סריקה מרובה עלול לאפשר ליותר אנשים להשתמש באותו קוד מהמתוכנן.
יש לתעד את הכלל עבור כל קטגוריית כרטיסים ולבדוק אותו לפני שליחת כרטיסים.
⚠ בדיקה עם כרטיסי משתתפים אמיתיים במקום כרטיסי מבחן
סריקת כרטיסי משתתפים מקוריים במהלך ההתקנה עלולה לגזול את הכניסה המותרת להם.
צור כרטיסי מבחן נפרדים להדרכת צוות וחזרות.
⚠ דילוג על החזרה לכניסה
סריקת קוד QR מוצלחת אינה מוכיחה שכל פעולת הצ'ק-אין מוכנה.
בדיקה:
- כניסות צוות
- מצלמות המכשיר
- קישוריות לאולם
- בחירת אירוע
- הודעות סטטוס כרטיס
- מספר אימותים בו זמנית
- שילוט שער
- טיפול בחריגים
עבור אירועים גדולים יותר, יש להריץ סימולציה קצרה עם מספר חברי צוות המאמתים כרטיסי בדיקה שונים בו זמנית.
⚠ אי בדיקת קישוריות המקום
אימות מבוסס דפדפן ועדכוני נוכחות בזמן אמת דורשים גישה אמינה לאינטרנט.
בדקו את רשת הגלישה וה-Wi-Fi של המקום בכל כניסה, לא רק בתוך חלל האירוע הראשי. שקלו חיבורי סלולר לגיבוי עבור נקודות כניסה קריטיות.
⚠ עיצוב מחדש של קוד ה-QR
צבעים וצורות מותאמים אישית יכולים לתמוך במיתוג האירוע, אך הקוד עדיין זקוק לניגודיות מספקת, מרחב פנוי וגודל מתאים.
בדקו את הכרטיס הסופי בטלפונים שונים ובתנאי התאורה הצפויים במקום.
⚠ אי מתן תדרוך למשתתפים
אמרו למשתתפים:
- באיזו כניסה להשתמש
- כאשר הדלתות נפתחות
- האם כניסה חוזרת מותרת
- מה שהם צריכים להציג
- האם עליהם להוריד את הכרטיס מראש
הוראות ברורות מפחיתות עיכובים וסכסוכים בעת הצ'ק-אין.
כשאתם צריכים גם פלטפורמת מכירת כרטיסים
חלק מהמארגנים צריכים רק להנפיק כרטיסים, לאמת כניסה ולעקוב אחר נוכחות. אחרים דורשים מערכת מסחרית רחבה יותר המטפלת ב:
- תשלומים מקוונים
- החזרים וביטולים
- תמחור כרטיסים דינמי
- מלאי מושבים שמורים
- טיפול במס
- מכירת כרטיסים חוזרת
- ניהול הזמנות מורכב
QRCodeChimp יכול לתמוך ביצירת כרטיסים מבוססי QR, הפצה פרטית, אימות, RSVP, צ'ק-אין ומעקב נוכחות.
כאשר נדרשים תשלום או תכונות מכירה מתקדמות, מארגנים יכולים להשתמש בפלטפורמת רישום או מכירת כרטיסים נפרדת עבור העסקה ו QRCodeChimp עבור תהליך העבודה של קבלת כרטיסי המשתתפים והכניסה.
זה מאפשר לכל פלטפורמה להתמודד עם החלק בתהליך האירוע שעבורו היא מיועדת.
איך QRCodeChimp מתאים לזרימת העבודה
QRCodeChimp מאחד גישה אחת לניהול כרטיסים, מסירה פרטית, אימות ומעקב אחר נוכחות מערכת רכישת כרטיסים וצ'ק-אין באמצעות קוד QR.
מארגנים יכולים ליצור כרטיסים בנפרד, בכמות גדולה או באמצעות הגשת טפסים. הם יכולים להגדיר מגבלות סריקה, לתמוך בכניסה למספר ימים, לספק גישת אימות לחברי צוות מורשים ולהשתמש בכלי מבוסס דפדפן לאימות כרטיסים.
עבור קודי QR של כרטיסי אירועים שנוצרו בכמות גדולה, מארגנים יכולים גם לאסוף תשובות RSVP, לנטר סיכומי נוכחות בזמן אמת ולהוריד דוחות המכילים מידע על משתתפים ואימות.
מחשבות סופיות
מכירת כרטיסים באמצעות קוד QR עובדת בצורה הטובה ביותר כאשר היא מטופלת כתהליך כניסה, ולא רק כקוד המונח על כרטיס.
החליטו כיצד ייווצרו כרטיסים, כמה פעמים כל כרטיס יעבוד, מי יכול לאמת אותו ומה הצוות צריך לעשות כאשר משהו משתבש.
בדקו את תהליך העבודה המלא לפני חלוקת כרטיסים, במיוחד עבור אירועים בני מספר ימים, כניסה מוגבלת או מקומות עם מספר כניסות.
תהליך מתוכנן היטב מעניק למשתתפים חוויית הגעה חלקה יותר ומעניק לצוות האירוע שליטה טובה יותר על הקבלה, הנוכחות והחריגים.
שאלות נפוצות
כמה פעמים קוד QR של כרטיס לאירוע אמור לעבוד?
זה תלוי באירוע. השתמשו באימות מוצלח אחד עבור כניסה חד פעמית, אימותים מרובים עבור כניסה חוזרת מבוקרת, או איפוס יומי עבור גישה רב-יומית.
האם ניתן להעתיק כרטיסים עם קוד QR?
כן. ניתן להעתיק או להעביר תמונת כרטיס. עם זאת, כל עותק מכיל את אותו קוד. עם אימות חד פעמי, רק הסריקה הראשונה שאושרה תפעל.
האם כל משתתף צריך לקבל קוד QR נפרד?
כן. כל משתתף צריך לקבל קוד ייחודי כשצריך לאמת קבלה אישית, לזהות שימוש חוזר או לעקוב אחר נוכחות במדויק.
האם אותו כרטיס QR יכול לעבוד על פני מספר ימי אירוע?
כן. הגדר איפוס יומי כך שמותר הסריקה יהיה זמין שוב בשעה מתוזמנת בכל יום אירוע.
האם מכירת כרטיסים בקוד QR יכולה לעבוד ללא עיבוד תשלום?
כן. ניתן לטפל בתשלומים או הרשמות דרך פלטפורמה אחרת, בעוד שמערכת הכרטוס באמצעות קוד QR מנהלת את הנפקת הכרטיסים, אימותם, צ'ק-אין ונוכחותם.
איזה גיבוי צריכים המארגנים להכין במקרה של בעיות בצ'ק-אין?
בדקו גישה לאינטרנט בכל כניסה, דאגו שצוות מיומן יהיה זמין למקרים של חריגים, ותחזקו דוח משתתפים מורשים עבור כרטיסים שנוצרו בכמות גדולה. יש לאשר ולתעד קבלה ידנית ולא לטפל בה באופן לא רשמי.
אולי גם תאהב
כיצד להפוך מעקב אחר לידים לאוטומטי באמצעות התראות SMS ושילוב CRM
אוטומציה של מעקב אחר לידים באמצעות התראות SMS ושילוב CRM כך שהצוות שלך יוכל להבחין בהגשות טפסים מהר יותר ולנהל לידים בצורה יעילה יותר.
רעיונות לקודי QR למסעדות: 9 שימושים מעשיים
גלו רעיונות פרקטיים לקודי QR למסעדות, כולל תפריטים, הזמנות מקוונות, משוב, הזמנות, מבצעים, אירועים ומעורבות לקוחות.
קישור דיגיטלי GS1: מה זה, איך זה עובד ואיך להתחיל
גלו כיצד GS1 Digital Link יכול לשפר את מידע המוצר, לחזק את תדמית המותג, לבנות אמון לקוחות ולייעל את ניהול הלוגיסטיקה.
קוד QR לתפריט ללא מגע למסעדות: מדריך התקנה מעשי
למדו כיצד ליצור, למקם, לבדוק ולעדכן קוד QR לתפריט ללא מגע עבור המסעדה שלכם, תוך מתן גישה נוחה לתפריט בנייד לאורחים.
הכי פופולארי
צור קשר
