הרשאות לכרטיסי ביקור דיגיטליים: ניהול גישת עובדים באמצעות גישת שיתוף

גלגלו כרטיסי ביקור דיגיטליים לחמישים עובדים, או חמש מאות, ובקשות עדכון מתחילות כמעט מיד. תפקיד משתנה. שלוחת טלפון עוברת. אנשים מצטרפים, אנשים עוזבים. כל שינוי הופך למסר למי שבבעלותו החשבון: משאבי אנוש, IT או מנהל משרד שעושה את שתי העבודות בו זמנית.

QRCodeChimpתכונת הגישה לשיתוף של, שנקראה בעבר גישת עריכה לשיתוף, מסייעת להסיר את צוואר הבקבוק הזה. מנהלים יכולים לתת לעובדים או לבעלי עניין גישה למידע ספציפי כרטיסי ביקור דיגיטליים מבלי לשתף את פרטי ההתחברות המלאים לחשבון. בהתאם לרמת ההרשאה, הנמען יכול לערוך פרטי כרטיס, לצפות באנשי קשר שנאספו ובתגובות לטפסים, או לבדוק ניתוחי סריקה.

מהי גישה משותפת?

גישה משותפת היא QRCodeChimpמערכת ההרשאות של עבור כרטיסי ביקור דיגיטליים. במקום לנתב כל עדכון דרך כניסה אחת של מנהל מערכת, אתם מקצה זכויות ספציפיות לכל בעל כרטיס, מבלי לשתף את פרטי החשבון שלכם.

אותה תכונה פועלת על פני טפסים, PDF, URL וקודי QR של מוצרים, אך כרטיסי ביקור דיגיטליים הם המקום בו היא מרוויחה את מקומה עבור רוב הצוותים. כרטיסים נשלחים לכל עובד, ופרטי כל עובד משתנים בסופו של דבר.

אילו הרשאות עליך להגדיר עבור כרטיסי ביקור דיגיטליים של עובדים?

שיתוף גישת נותנת למנהלי מערכת שלוש רמות הרשאה לכרטיסי ביקור דיגיטליים. כל רמה שולטת במה שהנמען יכול לעשות עם הכרטיס ששותף איתו.

רמת גישה	מה המקבל יכול לעשות
עריכת גישה	עריכת פרטי כרטיס וצפייה בניתוח נתונים, אנשי קשר שנאספו ותגובות לטפסים
הצג אנשי קשר ותגובות	צפה בניתוח נתונים, אנשי קשר שנאספו ותשובות לטפסים מבלי לערוך את הכרטיס
הצג אנליטיקס בלבד	צפה בנתוני סריקה מבלי לערוך את הכרטיס או לגשת לאנשי קשר

עבור רוב החברות, ההתקנה הפשוטה ביותר היא לתת לכל עובד גישת עריכה לכרטיס האישי שלו בלבד. משאבי אנוש או מערכות מידע שומרים על שליטה ברמת החשבון, בעוד שהעובדים מטפלים בעדכונים שוטפים של המידע שלהם.

זה שומר על ניהול כרטיסי עובדים מאורגן. עדכונים נשארים קשורים לכרטיס הנכון, ניתן לשנות את הגישה מאוחר יותר, ומנהלים אינם צריכים לשתף סיסמאות או לתת לעובדים גישה מלאה. QRCodeChimp חֶשְׁבּוֹן.

למה הרשאות כרטיס חשובות ככל שהצוות שלך גדל

כרטיסי ביקור דיגיטליים עוזרים לפתור את בעיית ההדפסה החוזרת. כאשר כותרת, מספר טלפון או קישור משתנים, ניתן לעדכן את הכרטיס מבלי להדפיס כרטיס חדש. אבל אם רק מנהל אחד יכול לבצע כל שינוי, צוואר הבקבוק פשוט עובר מהמדפסת לתיבת הדואר הנכנס.

הרשאות הן מה שמקל על ניהול כרטיסי ביקור דיגיטליים בקנה מידה גדול. העובד שפרטיו השתנו יכול לעדכן את הכרטיס שלו ישירות, בעוד משאבי אנוש או IT שולטים במי מקבל גישה ובאיזו רמת גישה הוא מקבל.

יש גם מחיר עסקי למידע מיושן. לקוח פוטנציאלי שסורק כרטיס של נציג מכירות בוועידה ומתקשר למספר ישן, לא בהכרח ינסה שוב. כרטיס מיושן אינו רק בעיה פנימית של המנהל. הוא יכול להפוך למעקב שהוחמצ, שיחה שעוכבה או ליד שמתקרר בשקט.

כיצד שיתוף גישה פותר את זה

Share Access משפר את ניהול כרטיסי הביקור הדיגיטליים בשלוש דרכים מעשיות: הוא מפחית עבודה ידנית, שומר על גישה מבוקרת ועוזר לצוותים לנהל כרטיסים בצורה עקבית יותר ככל שהחברה גדלה.

✅ פחות בקשות, פחות עבודה ידנית

משאבי אנוש או מערכות מידע יכולים ליצור את הכרטיס, להגדיר את פרטי ההתחלה ולשתף את הגישה עם העובד. משם, העובד יכול לטפל בעדכונים שוטפים כגון תואר חדש, קו ישיר, תמונת פרופיל או קישור ליומן.

זה מסיר את רוב ההתלבטויות שבדרך כלל נופלות לתיבת הדואר הנכנס של מנהל אחד. העובדים מקבלים עדכונים מהירים יותר, ומשאבי אנוש לא צריכים לעבד כל שינוי קטן באופן ידני.

✅ מנהלי מערכת שומרים על בקרת הגישה

מתן גישה לכרטיס לא אומר לתת לו את פרטי ההתחברות המלאים לחשבון. שיתוף גישה חל על קודי QR נבחרים בלבד.

מנהלים יכולים להחליט אם אדם צריך לערוך את הכרטיס, להציג אנשי קשר שנאספו ותגובות לטפסים, או רק לבדוק ניתוחים. ניתן גם לשנות או להסיר את הגישה מאוחר יותר מלוח המחוונים.

כאשר מישהו עוזב את החברה, משנה תפקיד או אינו זקוק עוד לגישה, מנהל המערכת יכול לבטל את הגישה מבלי להשפיע על שאר החשבון.

✅ ניהול כרטיסים נשאר מאורגן יותר

ללא גישה משותפת, צוותים נופלים לעתים קרובות לתהליכי עבודה מבולגנים: סיסמאות משותפות, בקשות עדכון בשרשורי דוא"ל, גיליונות אלקטרוניים שפגמו או גרסאות כפולות של כרטיסים.

שיתוף גישה שומר על זרימת עבודה נקייה יותר. חשבון החברה נשאר המקום המרכזי לניהול כרטיסי ביקור דיגיטליים, בעוד שעובדים ובעלי עניין נבחרים מקבלים גישה רק לכרטיסים או לנתונים הדרושים להם.

עבור צוותים המשתמשים בכרטיסי ביקור דיגיטליים בכמויות גדולות, זה שימושי במיוחד. מנהלים יכולים ליצור כרטיסים בקנה מידה גדול ולאחר מכן לשתף גישה עם העובדים הנכונים באמצעות שדות הדוא"ל בקובץ המלא.

הגדרת גישת שיתוף

ניתן להשתמש ב-Share Access עבור כרטיסי ביקור דיגיטליים שנוצרו בנפרד וכרטיסים שנוצרו באמצעות העלאה בכמות גדולה.

עבור כרטיס בודד, פתח את הכרטיס מלוח המחוונים שלך, בחר "שתף גישה" מתפריט האפשרויות, הזן את כתובת הדוא"ל של הנמען ובחר את רמת ההרשאה.

עבור כרטיסים שנוצרו בכמות גדולה, עבור אל קודי QR בכמות גדולה מלוח המחוונים, מצא את הקבוצה הרלוונטית ובחר שתף גישה. ניתן להחיל גישה על קבוצה שלמה או לשתף גישה עבור כרטיסים בודדים בתוך הקבוצה.

למי כדאי להשתמש בהרשאות לכרטיסי ביקור דיגיטליים?

הרשאות לכרטיסי ביקור דיגיטליים שימושיות לכל צוות שצריך לנהל כרטיסי עובדים מבלי ליצור עבודה אדמיניסטרטיבית נוספת.

צוותי משאבי אנוש יכולים לאפשר לעובדים לעדכן את פרטי הפרופיל שלהם, תוך שמירה על בעלות על הכרטיס תחת חשבון החברה.
צוותי IT יכולים להימנע מכניסות משותפות ולשלוט במי מקבל גישה לכרטיסים או לנתוני כרטיס ספציפיים.
צוותי מכירות יכולים לשמור על דיוק המידע של נציגי המכירות, במיוחד עבור אירועים, כנסים ופגישות עם לקוחות שבהם פרטי קשר מיושנים עלולים להשפיע על המעקב.
צוותי שיווק יכולים לצפות בניתוחי סריקה כדי להבין את רמת המעורבות מבלי להזדקק להרשאות עריכה.
סוכנויות יכולות ליצור כרטיסי ביקור דיגיטליים עבור לקוחות ולתת לצוותי לקוחות גישה מבוקרת מבלי למסור את חשבון הסוכנות.

שיטות עבודה מומלצות לניהול גישה לכרטיסי עובד

התחילו עם הגישה הנדרשת לפחות. תנו גישת עריכה רק לעובדים או בעלי עניין שצריכים לעדכן את פרטי הכרטיס. השתמשו ב'הצג ניתוחים רק' כאשר מישהו זקוק רק לנתוני ביצועים. השתמשו ב'הצג אנשי קשר ותגובות' כאשר מנהל או צוות זקוקים לנראות של לידים וטפסים ללא הרשאות עריכה.

עבור כרטיסי אשראי בכמות גדולה, בדקו היטב את קובץ האקסל שלכם לפני שיתוף הגישה. ודאו שהשדות "דוא"ל ראשי" ו"דוא"ל גישה לשיתוף" נכונים כדי שהגישה תועבר לאדם הנכון.

סקור את הגישה במהלך קליטה, שינויי תפקידים ויציאה. כאשר עובד עוזב או משנה תחומי אחריות, עדכן או הסר את הגישה שלו מלוח המחוונים.

אם עקביות המותג היא דאגה, שמרו את האחריות על תבניות, החלטות עיצוב וכללי פריסת כרטיסים בידי משאבי אנוש, מערכות מידע או שיווק. שיתוף גישה מפחית את עבודת המנהלה, אך עדיין יש להקצות גישה באמצעות תהליך פנימי ברור.

ניהול גישה לכרטיסי ביקור דיגיטליים של עובדים עם יותר שליטה

כרטיסי ביקור דיגיטליים קלים יותר להגדלה כאשר עובדים יכולים לשמור על דיוק המידע שלהם, ומנהלים עדיין יכולים לשלוט בגישה.

QRCodeChimpתכונת הגישה המשותפת של מאפשרת לצוותים איזון. עובדים יכולים לעדכן את הכרטיסים שהוקצו להם, מנהלים יכולים לצפות בנתונים הדרושים להם, ומשאבי אנוש או IT יכולים לנהל הרשאות מבלי לשתף את פרטי ההתחברות המלאים של החשבון.

שאלות נפוצות