כרטיסי ביקור דיגיטליים מבוססי אישור: זרימת עבודה חכמה יותר עבור צוותי משאבי אנוש

צוותי משאבי אנוש צריכים לעתים קרובות להנפיק כרטיסי ביקור דיגיטליים לקבוצות ספציפיות של עובדים. צוותי מכירות זקוקים להם. מגייסים זקוקים להם. הנהלה זקוקה להם. אבל עובדים רבים אחרים לא.

האתגר הוא פשוטכיצד יוצרים כרטיסי ביקור דיגיטליים עבור עובדים נבחרים מבלי לעצב כל אחד מהם באופן ידני או לאפשר יצירת גרסאות לא מורשות?

QRCodeChimp כבר תמך ביצירת כרטיסי ביקור דיגיטליים באופן אישי ובכמות גדולה. אך ארגונים רבים רצו תהליך מבוקר יותר שבו עובדים מגישים את פרטיהם באמצעות טופס, ומשאבי אנוש מאשרים את הבקשה לפני יצירת כרטיס.

זה בדיוק מה שמספק תהליך העבודה החדש של כרטיסי ביקור דיגיטליים מבוססי אישור. כך עובד עדכון זה וכיצד הוא עוזר לצוותי משאבי אנוש ליצור כרטיסים בקנה מידה גדול עם שליטה ויעילות רבה יותר.

האתגר: עובדים זקוקים לכרטיסים, משאבי אנוש זקוקים לפיקוח

בואו נבחן כמה בעיות שצוותי משאבי אנוש עשויים להתמודד איתן בעת ​​יצירת כרטיסי ביקור דיגיטליים לעובדים בקנה מידה גדול. 

אין תהליך בקשה ואישור יעיל עבור כרטיסים דיגיטליים

ארגונים רבים רוצים כרטיסי ביקור דיגיטליים רק עבור עובדים נבחרים. אך ללא מערכת בקשות מתאימה, משאבי אנוש בסופו של דבר יוצרים כרטיסים באופן ידני או מנהלים גיליונות אלקטרוניים מפוזרים. צוותי משאבי אנוש זקוקים לדרך פשוטה עבור העובדים להגיש את פרטיהם ותהליך מובנה לאישור בקשות לפני יצירת כרטיס.

חוסר עקביות בתחומים, עיצוב ומיתוג

אם עובדים יוצרים כרטיסי ביקור דיגיטליים משלהם באופן עצמאי, הם עשויים להשתמש בפריסות, צבעים או מבנים שונים. התוצאה היא גרסאות מותג סותרות, היוצרות חוויה מבלבלת עבור לקוחות, שותפים וכל מי שמקיים אינטראקציה עם הצוות שלכם.

מעקב אחר כל הכרטיסים הדיגיטליים

ככל שהארגון גדל, מעקב אחר כל כרטיס של עובד הופך קשה יותר. ניטור ידני נוטה לטעויות שלא זוהו, כרטיסים כפולים ומידע לא מעודכן שיכול לשקף את החברה בצורה שלילית.

רק אם היה תהליך יעיל יותר לאישור בקשות יצירה, נכון?

המשיכו לקרוא, כי זה בדיוק מה שהעדכון הזה מאפשר לכם לעשות. 🤩

פתרון: QRCodeChimpתהליך עבודה של כרטיסי ביקור דיגיטליים מבוססי אישור

QRCodeChimp מאפשר לך ליצור זרימות עבודה מבוססות אישור עבור כרטיסי ביקור דיגיטליים. 

אתם מתחילים ביצירת אצווה בכמות גדולה המשמשת כתבנית אב, ולאחר מכן יוצרים ממנה טופס. העובדים שולחים את פרטיהם דרך טופס זה, ואתם בוחרים אם הכרטיסים שלהם ייווצרו באופן מיידי או רק לאחר אישור משאבי אנוש. 

זה נותן לעובדים דרך פשוטה לבקש כרטיסים תוך שמירה על שליטה מלאה בידי משאבי אנוש.

בואו נבחן את נקודות השיא העיקריות של תכונה חדשה זו:

• עובדים מגישים את פרטיהם באמצעות טופס מובנה.
• מחלקת משאבי אנוש יכולה לאשר או לדחות בקשות לפני יצירת כרטיס.
• שמור על עקביות בשדות עבור כל הכרטיסים.
• כל כרטיס שנוצר נשאר מאורגן בתוך קוד QR בכמות גדולה. 
• המערכת כולה ניתנת להרחבה בקלות, אפילו עבור צוותים גדולים.

כיצד זה מועיל למנהלי משאבי אנוש ומפחית את הוצאותיהם?

תהליך עבודה זה מפחית משמעותית את המאמץ הידני עבור משאבי אנוש, תוך שמירה על תהליך מובנה ומבוקר. במקום לעקוב אחר מי צריך כרטיס ביקור דיגיטלי וליצור כל אחד באופן ידני, העובדים שולחים את הפרטים שלהם באמצעות טופס פשוט בכל פעם שהם זקוקים לכרטיס.

משאבי אנוש אינם צריכים עוד לתחזק רשימות, לעקוב אחר מיילים או לנהל בקשות מפוזרות. אם אישורים מופעלים, משאבי אנוש פשוט בודקים את ההגשה ומאשרים אותה. לאחר האישור, כרטיס הביקור הדיגיטלי נוצר אוטומטית באמצעות התבנית המוגדרת מראש ומשותף עם העובד.

גישה זו שומרת על עקביות ותאימות בכל הכרטיסים, תוך שהיא מאפשרת לעובדים ליצור כרטיסים לפי דרישה. משאבי אנוש שומרים על פיקוח מלא ללא ניהול מיקרו, מה שהופך את המערכת לקלה להרחבה גם כאשר הצוותים גדלים או התפקידים משתנים לעתים קרובות.

על ידי העברת יצירת כרטיסים לעובדים והגבלת תפקיד משאבי אנוש לאישורים פשוטים, תהליך עבודה זה מפחית משמעותית את עומס העבודה של משאבי אנוש ואת התקורה המנהלית השוטפת.

שלב אחר שלב: כיצד להגדיר זרימות עבודה מבוססות אישור ליצירת כרטיסי ביקור דיגיטליים

הגדרת תהליך עבודה מבוסס אישור ליצירת כרטיסי ביקור דיגיטליים היא קלה יותר משאתם חושבים. פשוט בצעו את השלבים הפשוטים הבאים כדי להתחיל.

שלב 1: צור את המבנה לכרטיסי הביקור הדיגיטליים שלך

בשלב זה, תיצרו מבנה של כרטיסי ביקור דיגיטליים שיפעלו על פי כל הכרטיסים הדיגיטליים שהעובדים שלכם יוצרים. חשבו על זה כתבנית אב. 

1.1 עבור אל כרטיס ביקור דיגיטלי פתרון והפעל העלאה בכמות גדולה. 

1.2 בכרטיסייה תוכן, צור ונהל את מבנה כרטיסי הביקור הדיגיטליים שלך על ידי הוספה, הסרה או סידור מחדש של שדות בהתאם לדרישות והעדפות העיצוב שלך.

1.3 שמור את אצוות קוד ה-QR בכמות גדולה. 

שלב 2: צור טופס עם שדות של כרטיסי ביקור דיגיטליים

לאחר שמירת הכמות הגדולה שלך, עבור אל פתרון קוד QR לטופס ופעל לפי השלבים הבאים. 

2.1 בחר את קוד הדף (URL) ואת העיצוב עבור הטופס שלך.

2.2 הוסף את שדות הטופס. ודא ששדות אלה תואמים לאלה שהוספת למבנה כרטיס הביקור הדיגיטלי שלך. 

2.3 הפעל את האפשרות "אפשר יצירת דף נחיתה בעת שליחת טופס". 

2.4 הגדירו את סוג דף הנחיתה לכרטיסי ביקור דיגיטליים, בחרו את הדף ששמרתם לאחרונה בשלב הקודם. 

2.5 לחצו על "פתח חלון מיפוי שדות" ומפו את שדות הטופס שלכם לשדות של כרטיס הביקור הדיגיטלי שלכם. 

2.6 בחרו האם ברצונכם שכרטיסי הביקור הדיגיטליים ייווצרו מיד לאחר שליחת הטופס או לאחר אישור ידני מצידכם. 

2.7 שמור את קוד ה-QR של הטופס ושתף את כתובת ה-URL עם העובדים שלך. 

שלב 3: אישור יצירת כרטיסי ביקור דיגיטליים

3.1 בקטע "בחר מתי יש ליצור את דף הנחיתה", בחר "לאחר אישור ידני של תשובות הטופס שהוגשו".

3.2 עבור אל "תגובות טופס"" ולזהות את הטופס הנכון באמצעות "שם הטופס"" שהזנת במהלך היצירה. לחץ על "הצג תגובות" כדי לצפות בכל ההגשות, לאחר מכן לאשר or לִדחוֹת אותם לפי הצורך.

3.3 כדי לקבל התראות דוא"ל כאשר מישהו שולח טופס, הפעל את האפשרות "שלח הודעת דוא"ל לבקשת אישור" והוסף את מזהה הדוא"ל שאליו ברצונך לקבל את הדוא"ל. 

לאחר אישור הבקשה, כרטיס הביקור הדיגיטלי יישלח לבעל הכרטיס הרלוונטי באמצעות דוא"ל. הרשומה עבור כל כרטיס חדש שנוצר מתווספת לגיליון הרישום המרובה, מה שמאפשר לך לנהל הכל במקום אחד.

בעזרת תהליך עבודה זה, משאבי אנוש אינם צריכים לנהל באופן יזום את יצירת כרטיסי הביקור. עובדים מבקשים כרטיסי ביקור דיגיטליים רק בעת הצורך, ומשאבי אנוש פשוט מאשרים אותם. זה מבטל מעקב ידני ומפחית את העבודה המנהלית השוטפת.

יתרונות של כרטיסי ביקור דיגיטליים מבוססי אישור עבור מנהלי משאבי אנוש

זרימת עבודה מבוססת אישורים מעניקה לצוותי משאבי אנוש את המבנה הדרוש להם, תוך שמירה על התהליך קל עבור העובדים. הנה היתרונות העיקריים.

✅ יצירת כרטיס על סמך בקשה ואישור (עם מאמץ מינימלי של משאבי אנוש)

עובדים יכולים להגיש את פרטיהם באמצעות טופס פשוט, ומחלקת משאבי אנוש יכולה לאשר כל בקשה לפני יצירת כרטיס ביקור דיגיטלי. זה מבטיח שרק העובדים הנכונים יקבלו כרטיסים ללא מעקב ידני או מידע מפוזר.

משאבי אנוש כבר לא צריכים לעקוב אחר מי צריך כרטיס או ליצור אחד ידנית. עובדים יוזמים בקשות, ומשאבי אנוש פשוט מאשרים אותן, מה שמפחית את עומס העבודה היומיומי.

🎨 שמרו על עקביות בעיצוב, במבנה ובשדות הכרטיס

כל כרטיס עובד עוקב אחר אותו פריסה וסגנון מותג. משאבי אנוש קובעים את התבנית פעם אחת, וכל כרטיס עובד נשאר תואם לתקני החברה.

⚠️ לפקח על יצירת הכרטיס ולהפחית את הסיכון לשימוש לרעה

מחלקת משאבי אנוש בודקת כל הגשה לפני יצירת כרטיס, ובכך מונעת פרסום של מידע לא מורשה או שגוי.

💻 ניהול כל כרטיסי הביקור הדיגיטליים שנוצרו במקום אחד

כל הכרטיסים נשארים מחוברים לאותה אצווה בכמות גדולה. משאבי אנוש יכולים לצפות, לסנן ולנהל אותם מגיליון אלקטרוני יחיד מבלי למיין מיילים או קבצים מפוזרים.

💼 לאפשר קליטה מהירה יותר של עובדים חדשים

עובדים חדשים ממלאים את הטופס, ומשאבי אנוש מאשרים את הכרטיס שלהם במהירות. אין עבודת עיצוב ידנית, אין עיכובים ואין סתירות.

לעטוף

זרימות עבודה מבוססות אישור מפחיתות את עומס העבודה של משאבי אנוש על ידי ביטול יצירה ידנית של כרטיסים, מעקבים ומעקב. עובדים מבקשים כרטיסים באמצעות טופס פשוט, ומשאבי אנוש בודקים ומאשרים אותם תוך שמירה על שליטה מלאה.

עדכון זה מעניק לצוותי משאבי אנוש מערכת נקייה ואמינה יותר ליצירה וניהול של כרטיסי עובדים בקנה מידה גדול. הוא מונע שימוש לרעה, מפחית שגיאות ושומר על זהות החברה שלכם בכל כרטיס.

שאלות נפוצות